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4 dicas para adequar sua empresa ao eSocial

11/07/2018 Folha de Pagamento
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O eSocial, novo sistema de envio de informações da folha de pagamento e encargos trabalhistas ao governo, segue seu cronograma. O prazo para as empresas com faturamento inferior a R$ 78 milhões de reais por ano aderirem ao sistema termina no dia 16 de julho.

 

Para evitar inconsistências no processo de adequação, e consequentemente multas, o ideal é que uma série de medidas preparatórias sejam adotadas, como adaptação de processos, capacitação dos profissionais, dentre outras.

 

Leia também: As possíveis multas do eSocial

 

Patrícia Capistrano, especialista em eSocial e Reforma Trabalhista e Assessora de conhecimento da Fortes Tecnologia - empresa que atua há mais de 30 anos oferecendo softwares de gestão contábil, financeira e de pessoas - lista quatro dicas fundamentais para o processo.

 

1. Enviar dados dentro do prazo

Algumas empresas possuem o hábito de deixar tudo para a última hora. Com o eSocial isso não será mais possível e é fundamental que os contratantes reorganize, por exemplo, seus processos de admissão. É necessário rever o tempo para realizar a contratação, criar prazos para substituição de colaboradores e entrega de documentos, para que não sejam aplicadas multas devido ao envio de informações fora de época. A aquisição de um sistema de gestão de pessoas que esteja adequado ao eSocial e apto a transferir arquivos passa a ser primordial. Nesse momento ter um bom sistema, além de dar mais confiabilidade às informações que serão geradas, facilitará a complexidade dos processos e evitará o envio de informações erroneamente e fora do prazo.

 

2. Rever cadastro dos dependentes

Para passar por este procedimento de forma tranquila, é aconselhável atualizar todas as informações dos funcionários, Da mesma forma que é necessária a regularização do cadastro dos trabalhadores no banco de dados do empregador, os dados dos dependentes também precisam ser organizados e preenchidos corretamente, incluindo o CPF dos dependentes acima de 12 anos. Sem estes dados, o registro do colaborador nem chega a ser recebido pelo eSocial. Os dados dos dependentes são extremamente relevantes, principalmente para aqueles trabalhadores que possuem desconto de pensão alimentícia, estes também precisam informar o CPF do pensionista.

 

São muitas empresas que ainda desconhecem esse processo e ele é muito importante para todas as fases seguintes do eSocial. Alguns sistemas inclusive disponibilizam ferramentas para essa conferência de forma otimizada, mas também é possível no Portal do eSocial, através de uma ferramenta gratuita disponibilizada pela Receita Federal para realizar a consulta de qualificação cadastral.

 

3. Planejamento da folha de pagamento

É comum as empresas apurarem a folha de pagamento de um mês para o outro, a fim de ganhar tempo para fazer lançamentos de horas extras, gratificações, bônus etc. Caso um funcionário faltasse, o seu registro era feito na folha apenas no mês seguinte. No entanto, isto não poderá mais ocorrer no eSocial, porque o mês é calculado a partir do dia 1 ao último dia do mês. No eSocial as empresas não poderão mais lançar verba de um mês em outro mês, por isso é importante ter um planejamento assertivo. Este fato deve estreitar a relação empresa X escritório de contabilidade, que devem sempre permanecer alinhados e trabalhando em sintonia e em tempo real.

 

Leia também: eSocial – como a obrigatoriedade tem transformado a TI

 

4. Mudança cultural

É muito importante que os responsáveis pelo departamento pessoal do escritório tenham uma alta organização para o eSocial, a fim de declarar corretamente as informações e saber passar para as empresas com clareza o caminho do preenchimento correto dos dados no eSocial. Por isso, é essencial estreitar a comunicação entre colaboradores, gestores e diretoria para que as informações sejam fiéis e enviadas para o eSocial em tempo hábil e de forma alinhada à equipe.

 

Uma ótima forma de fazer com que o departamento pessoal esteja apto a encarar essa nova fase e aceitar esse desafio eSocial é proporcionar a participação em cursos e treinamentos (presenciais ou on-line). Assim, além de adquirirem conhecimento deixando-os mais confiantes, também existe a oportunidade de troca de experiência e dificuldades com outros profissionais.

 

Fonte: computerworld.com.br

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